登録支援機関の変更方法と注意点｜失敗しない切り替え手続きと選び方ガイド

「今の登録支援機関、ちょっと不安…」
特定技能外国人の受け入れにおいて、登録支援機関は外国人の生活と就労を支える重要な存在です。しかし、すべての支援機関が期待どおりの支援をしてくれるとは限りません。
「対応が遅い」「支援が形だけ」「費用が高すぎる」など、問題を感じたら、支援機関の見直し・変更も選択肢のひとつです。

本記事では、登録支援機関の変更理由、変更手続きの流れ、選び直す際のポイント、注意点、そしてよくある質問まで、企業担当者が知っておくべき情報を網羅的に解説します。

登録支援機関の変更が必要な理由とは？

登録支援機関は、特定技能外国人の生活や就労を支援する重要なパートナーですが、契約後に変更が必要になるケースも少なくありません。

よくある変更理由

• 支援の質が期待以下だった（定期面談がない、対応が遅いなど）
• 外国人とのコミュニケーションが取れていない（言語対応に問題）
• 費用が高すぎる、または不透明だった
• 企業や外国人との信頼関係が構築できなかった
• 支援義務を怠っている、制度違反が懸念される

こうした状況が続くと、外国人材の離職や制度違反による行政指導のリスクもあるため、適切なタイミングでの変更が必要になります。

登録支援機関を変更する際の流れ

1. 現在の支援機関との契約確認と解約通知

まずは、現在の登録支援機関との契約内容を確認し、解約の条件や通知期限を確認します。契約書に記載された解約手続きに沿って進めましょう。

2. 出入国在留管理庁への変更届出

登録支援機関の変更には、以下の手続きが必要です：

• 変更届出書の作成
• 新しい登録支援機関との契約書類の提出
• 支援の空白期間が発生しないよう、スケジュール調整

書類不備や期間の空白があると、行政指導や制度違反とみなされる場合があります。

3. 新しい登録支援機関による支援開始

変更届が受理されると、新しい登録支援機関による支援が正式に開始されます。移行期間中も外国人材のサポートが途切れないよう、連携を密に行うことが大切です。

新しい登録支援機関の選び方

支援体制の充実度を確認する

変更後は、支援の質が改善されるよう、以下のポイントを確認しましょう：

• 定期面談の実施体制
• 多言語対応（外国人の母語に対応しているか）
• 緊急時のサポート体制

費用とサービス内容のバランス

料金だけでなく、提供される支援内容とのバランスを見て比較しましょう。料金表の提示があるか、追加料金の発生条件が明示されているかも重要です。

信頼できる実績・評判

厚労省や出入国在留管理庁に届出されているかの確認に加え、他社の導入事例や企業の評判を調べて選定しましょう。

登録支援機関変更に伴う注意点

支援の空白期間を作らない

変更期間中に支援が一時的に途絶えると、制度違反と判断される可能性があります。事前に新旧両方の機関とスケジュールを調整しておくことが重要です。

外国人への周知・不安解消

支援機関の変更は、外国人にとって不安要素にもなりえます。変更理由や新しい支援機関の体制をきちんと説明し、安心感を持ってもらうことが大切です。

再契約時の手数料や初期費用

支援機関を変更すると、新たに初期費用が発生する場合があります。契約前に費用の詳細を確認しましょう。

登録支援機関変更に関するよくある質問

登録支援機関の変更は誰が手続きするの？

通常は受け入れ企業が主体となって手続きします。新旧の支援機関や外国人本人との連携も必要です。

支援機関の変更はいつでもできますか？

契約条件によりますが、いつでも可能です。ただし、届出や調整に時間がかかるため、余裕を持った対応が必要です。

支援が途切れたらどうなる？

義務的支援が提供されない期間があると、制度違反とみなされる可能性があり、行政指導の対象となることもあります。

変更により外国人の在留資格に影響はありますか？

通常はありませんが、適切に届出が行われていないと、在留資格更新に支障をきたす場合もあります。

登録支援機関を自社支援に切り替えることもできますか？

可能です。自社で支援体制を整備し、要件を満たせば「支援計画の自社実施」として変更が認められます。