登録支援機関の定期報告とは？提出スケジュールと必要書類を徹底解説

「定期報告って何をどう提出すればいいの？」

特定技能外国人の支援を行う登録支援機関には、3ヶ月ごとの定期報告義務が課されています。この報告は、支援内容の適正さや外国人の就労状況を行政に伝える重要な業務のひとつです。しかし、初めて対応する場合「どの書類が必要？」「いつ提出するの？」「自社支援でも必要？」といった疑問を抱く方も多いはず。

本記事では、登録支援機関の定期報告の目的と概要、報告スケジュール、必要書類、自社支援での対応方法、そしてよくある質問までを分かりやすく解説します。

登録支援機関の定期報告とは？

登録支援機関の「定期報告」とは、特定技能外国人に対して適切な支援が継続的に行われているかを、出入国在留管理庁へ報告する義務のことです。この制度は、不適切な支援や制度逸脱を防ぐために設けられており、原則として四半期ごとに報告が求められます。

報告内容には、外国人の就労状況、支援の実施状況、面談記録などが含まれており、提出を怠ると登録支援機関の取消しや行政指導の対象となる場合があります。

定期報告の提出スケジュール

報告の頻度と提出期限

定期報告は3ヶ月に1回（四半期ごと）の提出が原則です。提出期限は以下のとおりです：

• 第1四半期（1〜3月）：4月中に提出
• 第2四半期（4〜6月）：7月中に提出
• 第3四半期（7〜9月）：10月中に提出
• 第4四半期（10〜12月）：翌年1月中に提出

対象となる外国人

報告対象は、登録支援機関が支援しているすべての特定技能外国人です。就労中の者はもちろん、雇用関係が終了した者や退職者についても報告義務が発生する場合があります。

必要な書類と準備

定期報告に必要な主な項目

定期報告に含めるべき情報は次のとおりです：

• 外国人の氏名、在留資格、所属機関
• 雇用状況（職務内容、就業時間、給与等）
• 支援内容の実施状況（定期面談、相談対応、日本語教育支援など）
• 生活状況や相談履歴

必要書類の例

• 定期報告書（様式第1号など）
• 定期面談記録・相談記録
• 支援実施記録（生活オリエンテーション、通訳、同行支援など）

これらは支援の実施状況を裏付けるエビデンスとして、正確に保管し提出する必要があります。

定期報告の自社支援の方法

企業が自社で支援する場合のポイント

登録支援機関を利用せず、企業が自社で特定技能支援を行っている場合でも、定期報告の義務は発生します。支援責任者や支援担当者が社内に配置されていることが前提です。

社内体制と業務の整備

自社で定期報告を行うためには、次のような体制整備が求められます：

• 支援責任者および担当者の選任と役割明確化
• 報告様式のテンプレート管理と定期記録のルール化
• 支援内容（面談記録、支援履歴など）の社内共有と保存体制

業務が煩雑になるため、必要に応じて行政書士や支援コンサルタントの活用も検討されます。

定期報告に関するよくある質問

報告を提出しないとどうなりますか？

提出を怠った場合、改善命令や登録支援機関としての資格取消、罰則の対象となることがあります。

退職者の情報も報告する必要がありますか？

はい。在籍期間中に支援を行っていた場合、その期間の支援状況については報告対象となります。

報告書の提出先はどこですか？

原則として、出入国在留管理庁の地方出入国在留管理局が窓口となります。管轄地域により異なるため、事前に確認が必要です。

ExcelやPDFなど、どの形式で提出するのですか？

提出形式は、管轄の入管局ごとに異なりますが、様式のExcelファイルやPDF提出が一般的です。郵送や持参での提出が求められるケースもあります。

登録支援機関の委託先変更後の報告はどうなりますか？

委託期間中の支援状況については、元の支援機関が報告し、変更後は新しい支援機関が責任を持って報告を行います。

まとめ 登録支援機関の定期報告

登録支援機関の定期報告は、特定技能制度の健全な運用を支える重要な義務です。報告内容は支援の実施記録に基づくため、日頃の支援体制や記録整備が非常に重要です。

報告の遅延や不備は、制度違反とみなされる可能性もあるため、四半期ごとのスケジュールに従って、漏れなく、正確に提出することが求められます。自社支援であっても、体制を整え、行政対応に強いパートナーと連携することで、制度運用をスムーズに進めることができます。